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Gestione di Uffici Stampa e dei rapporti con i media

 
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La gestione di un ufficio stampa richiede una buona conoscenza delle dinamiche editoriali e dei tempi e dei linguaggi delle diverse redazioni.

Si tratta di un mestiere che non si può improvvisare e che per noi si basa su una esperienza giornalistica ventennale.

 

» Comunicati stampa

La redazione di un comunicato stampa in grado di attirare l’attenzione delle redazioni e garantire uno spazio interessante sui media è una piccola “opera d’arte” nella realizzazione della quale occorre tener presente tempistiche, spazi ed interessi dei diversi media, lunghezza e parole chiave in grado di attirare l’attenzione dei giornalisti.

Altrettanto importante è disporre di una adeguata “mailing list” di giornalisti cui indirizzare il comunicato “ad personam”, magari facendo leva sull’interesse personale per un determinato tema, nonché l’attività di “re-calling” che permette di stabilire se il comunicato è stato recepito, se il singolo giornalista ha necessità di ulteriori informazioni, se è interessato a partecipare ad una conferenza stampa sull’argomento o se invece preferisce avere una intervista esclusiva.

Non si tratta di qualcosa che può essere improvvisato, pena la “dimenticanza” della notizia da parte dei media contattati.

 

 

» Organizzazione di conferenze stampa

Possiamo organizzarla per voi, dalla decorazione della sala agli inviti, dai testi alle foto da distribuire, dalle mail di invito agli inviti eleganti, al re-calling.

L’organizzazione di una conferenza stampa deve prevedere una serie di attività preparatorie che occorre svolgere con diligenza in base ad una fondata esperienza.

Qualche piccolo consiglio rende l’idea

  • Gli orari dei giornalisti.
    E’ molto più difficile, ad esempio, ottenere presenze in orari inappropriati come ad esempio dopo le 18, quando le redazioni debbono lavorare per chiudere l’edizione del giorno successivo.
  • I campi di interesse delle redazioni / dei singoli giornalisti.
    Inviti “ad personam” con “re-calling” adeguato e sottolineatura dell’interesse della notizia per il loro campo specifico porterà maggior afflusso di pubblico.
  • La distribuzione di materiale adeguato.
    La disponibilità di informazioni scritte, da distribuire al momento e da inviarsi anche per e-mail al termine della conferenza stampa e la messa a disposizione di foto digitali adatte ai media (quindi ben “leggibili” anche se rimpicciolite, ingrandite o stampate in bianco/nero) aiuterà il giornalista nel suo lavoro e vi garantirà uno spazio migliore sui media.
  • Gli sponsor.
    Se l’evento per cui si organizza la conferenza stampa prevede degli sponsor questi debbono apparire in modo discreto ma ben visibile grazie a striscioni piazzati in modo adatto ad essere ripresi/fotografati durante le presentazioni e grazie ai loghi stampati su tutto il materiale distribuito.
  • L’acustica della sala, le luci e i riflessi del sole possono rovinare una conferenza stampa ben congeniata. Vanno provate in precedenza ed eventualmente adeguate.
  • Le sedie.
    Non devono essere troppe, per evitare l’effetto “sala vuota” né troppo poche, per evitare che il pubblico rinunci e se ne vada. Il numero va calcolato in base alle presenze previste
  • grazie al re-calling!
  •  Qualche persona in piedi ( non troppe ) è l’ideale per dare l’impressione di un “folto pubblico presente”.
  • Se non si prevede pubblico ma solo i giornalisti locali, meglio una “tavola rotonda” in cui alla presentazione sui alternano le domande.
    Si evita l’effetto “sala vuota” e si stimola l’interesse e la partecipazione dei presenti, garantendosi articoli migliori.

 

» Stesura di relazioni e preparazione di presentazioni in Power Point

Siamo in grado di preparare tutto l’occorrente per farvi fare bella figura, dai testi, studiati e sottolineati adeguatamente ad un “power point” d’effetto.

Le relazioni debbono catturare l’interesse del pubblico. Sembra una cosa scontata ma spesso non è così. Oratori impreparati, discorsi improvvisati, obbiettivi dimenticati, modo di presentazione da far addormentare ……Se oggi fortunatamente - quasi – nessuno più legge i discorsi scritti a mano con calligrafia impossibile su foglietti volanti come accadeva ancora qualche anno fa, occorre comunque presentarsi al pubblico con un discorso dotato di capo e coda.

Se lo si vuole leggere meglio scriverlo con caratteri grandi in modo che ogni foglio contenga poche frasi. Sarà più difficile perdere il filo. Se poi con un evidenziatore sottolineeremo alcune frasi l’oratore potrà guardare in faccia il pubblico senza paura di perdere il segno. Nella nostra presentazione dovremo infatti tener presente alcuni punti fondamentali:

  • la maggior parte delle persone risponde a stimoli visivi. Presentate quindi fotografie, filmati, immagini e grafici. Se non avete nulla da presentare guardate il pubblico negli occhi, muovetevi, gesticolate.
  • Una relazione deve coinvolgere. Accanto ai visivi ci sono persone che rispondono solo a stimoli sensoriali. Non. è “il vostro evento”, il “vostro territorio” è “il nostro”.. Non siete “io” siete “noi”. Ridere – o sorridere - tiene svegli e acuisce l’interesse. Una battuta d’inizio divertente fa bene. Interagite con il pubblico, ponete domande, indirizzate un sorriso o una frase gentile a chi vi sembra disattento….
  • Infine ci sono gli uditivi. Queste persone sono una minoranza ma hanno bisogno di rassicurazioni. Dovete garantire che quanto proponete, qualsiasi cosa sia, è stato controllato, corrisponde alle leggi vigenti,….. e prima di cominciare ringraziateli per essere intervenuti.

L’ideale comunque è disporre di una presentazione in Power Point.

Colorata, allegra, magari in movimento e con una musica di sottofondo laddove serva.

Lo schermo offre a tutte le categorie di persone quanto serve per destare la loro attenzione ed a voi la possibilità di non perdere assolutamente il filo!

 

 

» Stesura di articoli e servizi

Possiamo preparali per voi, in formula “ghost writing” o firmati. Le regole indicate per le presentazioni valgono anche per gli articoli. Qui però il movimento e lo schermo saranno sostituiti da poche fotografie, scelte in modo da attirare l’attenzione e sottolineare quanto si vuol veicolare al pubblico.

Le frasi devono essere brevi e ben comprensibili.

Le evidenziazioni poche e utili ad attirare lo sguardo su un punto in grado di convincere il lettore alla lettura completa dell’articolo o servizio. E’ comunque importante che anche chi “legge frettolosamente” saltando le righe trattenga qualcosa. Ogni frase va quindi studiata come se fosse l’unica.

 

 

» Realizzazione di prodotti audiovisivi

Grazie all’esperienza dei nostri collaboratori siamo in grado di realizzare video attraenti, capaci di trasferire all’utente i contenuti desiderati ma soprattutto mirati al target di interesse del committente e dell’emittente o del distributore cui sono destinati.

Il nostro prodotto audiovisivo prevede l’analisi del pubblico cui è destinato e viene sviluppato attraverso rigorosi criteri produttivi.

La nostra offerta comprende documentari e DVD turistici e culturali, spot pubblicitari, servizi giornalistici televisivi, interviste registrate ed in diretta.

 

 

» Esperienza pregressa

L’esperienza pregressa dei nostri collaboratori si basa su
  • collaborazioni con quotidiani (15 anni)
  • collaborazione con riviste del settore farmaceutico (13 anni)
  • trasmissioni radio in campo scientifico, medico, ambientale e turistico (3 anni)
  • collaborazione alla realizzazione di documentari TV in campo turistico, scientifico ed ambientale (5 anni)
  • realizzazione di DVD promozionali (3 anni)
  • collaborazioni con TV in ambito di cronaca locale (10 anni)
  • realizzazione di spot pubblicitari (20 anni)