Come organizzare una conferenza stampa

La conferenza stampa rappresenta un momento di incontro fra azienda o ente pubblico e i giornalisti. Va convocata soltanto per informare circa novità rilevanti e preparata con molta cura.

Il comunicato-invito e la “mailing list”

Il comunicato con cui la si convoca va preparato su carta intestata secondo quanto indicato al capitolo apposito “Il comunicato stampa”.

Il luogo, l’ora, il titolo della conferenza vanno evidenziati in grassetto, centrati ed eventualmente in un carattere più grande rispetto al resto del comunicato. Devono essere immediatamente identificabili.

I comunicati vanno spediti sulla base di una “mailing list” nella quale i rappresentanti della stampa e, se del caso di enti o istituzioni, sono elencati comprensivi di nomi, numero di telefono, indirizzo, suddivisi in categorie, ad esempio

  • Enti e istituzioni
  • Media locali
  • Media nazionali generalisti
  • Media nazionali di settore
  • Stakeholders interessati dall’argomento trattato

In questo modo potranno venir effettuate anche scelte, in base alle dimensioni e all’importanza che si vuol dare all’evento.

Le persone di riferimento

I nomi che fanno parte dell’elenco debbono tener conto delle gerarchie. Occorre quindi disporre dell’indirizzo sia del responsabile del media o dell’ente, sia della persona che si occupa abitualmente degli argomenti che riguardano la vostra azienda, cioè in genere un suo sottoposto. Andranno invitati entrambi.

Tenete presente che la vostra persona di riferimento non è il “capo” ma il “sottoposto” che potrebbe essere per fare un esempio, il responsabile della cronaca locale. Con queste persone dovrete coltivare un rapporto stretto. Se riuscite a scoprirne la data di nascita, o se venite a sapere qualcosa sulla sua famiglia (oggi con social come “facebook” è molto più semplice di una volta) inviate auguri, “like”, chiedete notizie. Sarete ripagati con la sua attenzione per ogni vostra iniziativa.

Con alcuni, quelli cui vi sarete più legati, perché verosimilmente parte di testate “più utili” potrete, prima di inviare il comunicato-invito, scambiare una telefonata, informandolo. Le loro reazioni vi aiuteranno ad adeguare il comunicato alle richieste dei media e parteciperanno alla vostra iniziativa o, se impossibilitati, vi manderanno un collega.

Tempistiche

L’invito va spedito alcuni giorni prima dell’evento, per permettere ai giornalisti di prepararsi, ma non molti giorni prima, altrimenti potrebbero dimenticarsene. Il giorno prima della conferenza potreste richiamare gli invitati, per informarvi circa la loro effettiva partecipazione e, se del caso, allettarli con qualche “chicca” non ancora svelata.

Potrebbero rispondervi che “l’argomento non interessa”. Curiosamente ottenni una risposta di questo genere dalla Televisione Svizzera il giorno in cui li invitai alla presentazione di una sponsorizzazione da due milioni di euro ottenuta per una “zona protetta”. “Due milioni non interessano?” mi chiesi sorpresa. Forse non avevano capito, forse il carnet era pieno. Ringraziai comunque ed inviai la cartella stampa. Vennero tutti i giornali e la televisione il giorno successivo si accorse di aver “toppato” alla grande. Ci ripagò con un servizio completo sul campo la settimana dopo.

Facit: se la notizia c’è davvero, i media se ne accorgeranno. Magari in ritardo e dovranno modificarne il taglio per non mostrare di aver toppato, ma se ne accorgeranno.

Se invece la notizia non c’è realmente o se convocate i media ogni momento qualche defezione è da mettere in conto.

La conferenza stampa va convocata – a meno che non si tratti di una  conferenza stampa d’urgenza per dar conto di qualche problema – in tarda mattinata. Non deve durare più di un’ora e nessuno dei diversi interventi deve durare oltre i  10-15 minuti.

Conferenzieri, sala e proiezioni

Gli oratori andrebbero preparati. Anzitutto occorre stabilire a priori “chi dice cosa”. Poi “come” lo dice. E questo è un problema. In linea generale, tanto meno una persona può definirsi abile conferenziere, tanto più pretende di esserlo. Se siete il loro addetto stampa e ormai li conoscete, preparatevi quindi ad intervenire in loro aiuto senza farlo notare. Sappiate comunque che se tutto va bene sarà merito loro, se qualcosa va male sarà colpa vostra. Non c’è santo che tenga. È il vostro destino di addetto – o agenzia – stampa.

Se possibile pensate comunque ad inserire una proiezione. Magari un Power Point preparato da voi, di accompagnamento, magari anche solo immagini se gli oratori non collaborano con i testi. Le immagini aiutano a trattenere le informazioni e contribuiscono a non annoiare i giornalisti, anche se il relatore, come purtroppo ancora spesso accade, è noiosissimo.

La sala deve essere sufficientemente grande e debbono essere disponibili sedie per tutti. Logicamente la sala deve essere sufficientemente calda in inverno e sufficientemente fresca in estate. I giornalisti debbono “sentirsi bene” e prestarvi tutta la loro attenzione.

Partecipanti

Cercate di conoscere a priori tutti i partecipanti, presentatevi a chi non conoscete al momento del loro arrivo e presentateli a vostra volta ai vertici dell’azienda od ai relatori presenti. Essere riconosciuti e eventualmente ossequiati fa piacere a tutti.

Registrate i partecipanti. La lista con le firme e delle testate vi aiuterà successivamente da un lato a comprendere chi  ha sostituito chi, dall’altra a valutare gli assenti e le ragioni della loro assenza.

Cartella stampa

La cartella stampa va distribuita all’arrivo. Si tratta di una cartelletta in cartone, che riporta nome, indirizzo  – compresi gli indirizzi mail – e logo dell’azienda o dell’ente. Al suo interno troveranno posto:

  • il comunicato stampa di invito
  • informazioni sull’azienda/ente
  • organigramma, laddove necessario (i giornalisti non sono obbligati a conoscere – o a cercarsi – l’organigramma di ogni azienda
  • informazioni di dettaglio circa l’argomento della conferenza stampa
  • eventualmente i testi delle presentazioni dei vari relatori
  • qualche foglio bianco ed una penna per prender nota durante gli interventi

Non inserite regali – al massimo un gadget spiritoso ma non costoso – i giornalisti non vanno “comprati” né potrebbero, per deontologia professionale, accettarli.

La conferenza stampa

L’inizio della conferenza è solitamente un quarto d’ora dopo l’orario indicato, onde dar modo ai ritardatari di arrivare.

L’ordine dei relatori vede per primo il personaggio più alto nella scala gerarchica dell’ente/azienda, poi l’ospite esterno ed a seguire gli altri oratori previsti, seguendo però un quadro logico di presentazione.

Al termine della conferenza va inserito il tema “Domande dal pubblico”. Nessuno vuol mai cominciare e si rischia la morte della conferenza dando l’impressione che il tema in realtà non ha interessato nessuno. Le domande servono a vivacizzare il finale. Preparatene un paio e ponetele voi o un altro dipendente introdotto in sala a tal scopo. Una volta rotto il ghiaccio anche gli altri interverranno.

Esiste ovviamente il pericolo delle “domande polemiche”. Esso è maggiore per l’ente pubblico ma anche per le aziende alcune domande possono costituire un problema. Se intravvedete – valutate bene! – il pericolo stilate, con l’aiuto di un responsabile aziendale un elenco delle domande “pericolose” e preparate delle risposte ovviamente non ugualmente polemiche ma ponderate e magari spiritose.

Il comunicato finale

L’ultimo impegno, dopo la partenza dei giornalisti, è il “comunicato finale” che “tira le somme” della conferenza, citando la notizia, le parti principali dei singoli interventi, le domande – o le battute – più curiose. Potete prepararne una bozza già il giorno prima e confezionarlo definitivamente  subito dopo la conferenza.

Dovrete comunque inviarlo entro un paio d’ore dalla fine della conferenza stessa se volete che il giornalista lo “utilizzi” per il suo pezzo. E lo volete vero?

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